NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN NHÓM CÁC TÀI KHOẢN PHẢI THU THUỘC TÀI KHOẢN LOẠI 1

1. Việc phân loại các khoản phải thu được thực hiện theo nguyên tắc sau:

a) Phải thu của khách hàng là các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ của đơn vị với các tổ chức, đơn vị, cá nhân là khách hàng mua hàng, nhận dịch vụ do đơn vị cung cấp;

b) Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ do đơn vị mua sắm được khấu trừ;

c) Phải thu kinh phí được cấp là khoản phải thu phát sinh trong quan hệ thanh toán kinh phí giữa đơn vị kế toán với NSNN, với nhà tài trợ và với đơn vị kế toán cấp trên;

d) Phải thu nội bộ đơn vị kế toán là các khoản phải thu phát sinh do quan hệ thanh toán giữa đơn vị kế toán với các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau trong cùng một đơn vị kế toán;

đ) Phải thu nhận ủy quyền, ủy thác chi trả là khoản phải thu liên quan đến quan hệ thanh toán giữa đơn vị và các bên ủy quyền, ủy thác kinh phí để chi trả cho các đối tượng có liên quan;

e) Tạm ứng là các khoản phải thu kinh phí, vật tư, ấn chỉ,… mà đơn vị đã tạm ứng cho người lao động hoặc đại diện của đầu mối chi tiêu trong đơn vị để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính, chi hoạt động của đầu mối chi tiêu,…;

g) Phải thu khác là các khoản phải thu còn lại chưa được nêu từ điểm a đến điểm e nêu trên, như phải thu về lãi tiền gửi, cổ tức/lợi nhuận được chia, phải thu các khoản phí và lệ phí, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý,…

2. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng có quan hệ thanh toán trong kỳ. Đồng thời phải theo dõi chi tiết theo từng nội dung phải thu, từng lần phải thanh toán và các yêu cầu quản lý khác. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.

3. Cuối kỳ kế toán tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính, đối với các đối tượng thanh toán còn số dư phải thu, đơn vị phải lập bảng kê công nợ để đối chiếu, kiểm tra và xác nhận công nợ còn phải thu với đối tượng thanh toán, có kế hoạch thu hồi kịp thời tránh bị chiếm dụng vốn. Riêng trường hợp số dư khoản phải thu do đơn vị tự xác định và ghi nhận theo giá trị ước tính, chưa có cơ sở để đối chiếu, xác nhận số liệu tại thời điểm cuối kỳ kế toán với đối tượng thanh toán (ví dụ như ước tính khoản phải thu của cơ quan BHXH tương ứng với doanh thu liên quan đến phần dịch vụ khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế mà đơn vị đã cung cấp nhưng chưa quyết toán với cơ quan BHXH,….) thì đơn vị không cần làm thủ tục xác nhận công nợ vào cuối kỳ kế toán nhưng phải chịu trách nhiệm đảm bảo sự phù hợp của số liệu đã ước tính.

4. Bù trừ công nợ:

a) Trường hợp một đối tượng thanh toán vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả với đơn vị, sau khi hai bên đã đối chiếu, xác nhận công nợ khớp đúng, đơn vị được thực hiện bù trừ công nợ. Khi bù trừ kế toán phải lập Bảng kê thanh toán bù trừ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả.

b) Nghiêm cấm việc bù trừ các khoản công nợ giữa các đối tượng thanh toán khác nhau, kể cả bù trừ trên cùng một tài khoản chi tiết, trên cùng tài khoản tổng hợp hoặc bù trừ số liệu trình bày trên báo cáo.

Nhóm tài khoản phải thu có 07 tài khoản:

– Tài khoản 131- Phải thu khách hàng;

– Tài khoản 133- Thuế GTGT được khấu trừ;

– Tài khoản 135- Phải thu kinh phí được cấp;

– Tài khoản 136- Phải thu nội bộ đơn vị kế toán;

– Tài khoản 137- Phải thu nhận ủy quyền, ủy thác chi trả;

– Tài khoản 138- Phải thu khác;

– Tài khoản 141- Tạm ứng.