TÀI KHOẢN 141 – TẠM ỨNG
- Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ tạm ứng tiền, ấn chỉ, vật tư,… (gọi chung là kinh phí) trong nội bộ một đơn vị kế toán để thực hiện nhiệm vụ được giao, bao gồm tạm ứng kinh phí cho người lao động trong nội bộ đơn vị và cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc mà đơn vị cấp dưới không tổ chức công tác kế toán (là đầu mối chi tiêu).
1.2. Đối tượng nhận tạm ứng phải là người lao động trong đơn vị hoặc đại diện của đầu mối chi tiêu thuộc nội bộ đơn vị. Đối với người chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, làm công tác hành chính quản trị,… được phân công nhận tạm ứng phục vụ cho công việc phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể. Đối với đại diện của đầu mối chi tiêu phải được đơn vị là đầu mối chi tiêu chỉ định cụ thể và thông báo với đơn vị kế toán. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quyết định việc tạm ứng kinh phí đảm bảo quản lý chặt chẽ, tiết kiệm, an toàn.
1.3. Các khoản tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó. Sau khi hoàn thành công việc đối tượng tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số đã tạm ứng không sử dụng hết phải nộp trả lại cho đơn vị. Đối với cá nhân nhận tạm ứng, trường hợp không thanh toán kịp thời, đơn vị có thể trừ vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng.
1.4. Đối với từng đối tượng, từng khoản tạm ứng, phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.
1.5. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết tài khoản theo dõi đến từng đối tượng nhận tạm ứng, hạch toán chi tiết theo từng lần tạm ứng, từng lần thanh toán và chi tiết khác theo yêu cầu quản lý. Mỗi đối tượng nhận tạm ứng phải được cấp mã thống nhất để theo dõi việc nhận và hoàn tạm ứng đảm bảo phản ánh đúng thực tế.
- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141- Tạm ứng
Bên Nợ: Các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư đã tạm ứng.
Bên Có:
– Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
– Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ, kho, hoặc trừ vào lương.
Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán.
Tài khoản 141- Tạm ứng, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1411- Tạm ứng với người lao động: Phản ánh các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư tạm ứng cho người lao động trong đơn vị kế toán và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó;
– Tài khoản 1412- Tạm ứng với đầu mối chi tiêu: Phản ánh các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư tạm ứng cho đầu mối chi tiêu trong đơn vị kế toán để dùng cho các hoạt động của đầu mối chi tiêu và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
3.1. Khi tạm ứng, ghi:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152, 153,…
3.2. Thanh toán số đã tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng của đối tượng nhận tạm ứng kèm theo chứng từ kế toán được lãnh đạo đơn vị duyệt, kế toán hạch toán theo số thực tế được duyệt, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 154, 211, 611, 612,…
Có TK 141- Tạm ứng
Có các TK 111, 112 (nếu phải chi thêm số chi quá tạm ứng).
3.3. Các khoản tạm ứng sử dụng không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ các TK 111, 152, 153,…
Nợ TK 334- Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương)
Có TK 141- Tạm ứng.
Xem thêm Hướng dẫn hạch toán tài khoản 151 Hàng mua đang đi đường theo thông tư 24/2024/tt-btc
