NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

1. Tài khoản ngoài bảng dùng để hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chưa được hạch toán vào các tài khoản trong bảng; đồng thời hạch toán nhận và sử dụng kinh phí để theo dõi số liệu phục vụ cho yêu cầu quyết toán kinh phí theo mục lục ngân sách nhà nước theo quy định.

2. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hạch toán vào tài khoản ngoài bảng được ghi sổ theo bút toán đơn (một vế). Tùy theo tính chất nghiệp vụ phát sinh bút toán ngoài bảng có thể được ghi nhận đồng thời với bút toán trong bảng hoặc ghi nhận độc lập theo quy định tại Thông tư này.

3. Các tài khoản ngoài bảng được phân nhóm theo mục đích sử dụng tài khoản, như sau:

a) Nhóm tài khoản ngoài bảng theo dõi số liệu về tài sản, bao gồm:

– Tài khoản 001- Tài sản đi thuê, mượn;

– Tài khoản 002- Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công;

– Tài khoản 003- Công cụ, dụng cụ đang sử dụng;

– Tài khoản 004- Ngoại tệ các loại.

b) Nhóm các tài khoản ngoài bảng liên quan đến việc theo dõi số liệu để lập báo cáo quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm:

– Tài khoản 005- Lệnh chi tiền tạm ứng;

– Tài khoản 006- Dự toán vay nợ nước ngoài;

– Tài khoản 007- Dự toán viện trợ không hoàn lại;

– Tài khoản 008- Dự toán chi hoạt động;

– Tài khoản 009- Dự toán chi đầu tư;

– Tài khoản 010- Dự toán chi dự trữ quốc gia;

– Tài khoản 011- Kinh phí ngân sách cấp bằng tiền.

c) Nhóm các tài khoản ngoài bảng liên quan đến việc theo dõi số liệu để lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động các nguồn khác (ngoài nguồn NSNN) mà pháp luật có quy định phải quyết toán kinh phí đã sử dụng theo mục lục NSNN, bao gồm:

– Tài khoản 012- Phí được khấu trừ, để lại;

– Tài khoản 013- Kinh phí hoạt động nghiệp vụ.

d) Nhóm các tài khoản ngoài bảng theo dõi số liệu tài sản kết cấu hạ tầng mà đơn vị được giao quản lý và ghi sổ kế toán nhưng đơn vị không trực tiếp khai thác sử dụng tài sản, tài sản kết cấu hạ tầng giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước, bao gồm:

– Tài khoản 021- Tài sản kết cấu hạ tầng giao thông;

– Tài khoản 022- Tài sản kết cấu hạ tầng thủy lợi;

– Tài khoản 023- Tài sản kết cấu hạ tầng cấp nước sạch;

– Tài khoản 024- Tài sản kết cấu hạ tầng chợ;

– Tài khoản 025- Tài sản kết cấu hạ tầng cụm công nghiệp;

– Tài khoản 029- Tài sản kết cấu hạ tầng khác.

đ) Nhóm các tài khoản ngoài bảng theo dõi số liệu TSCĐ đặc thù mà đơn vị được giao quản lý và ghi sổ kế toán theo quy định, bao gồm:

– Tài khoản 031 – Tài sản cố định đặc thù.

4. Đối với nhóm các tài khoản ngoài bảng liên quan đến việc theo dõi số liệu để lập báo cáo quyết toán nguồn kinh phí NSNN cấp, được lấy số liệu báo cáo đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán (hết ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật ngân sách (bao gồm các tài khoản 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011):

4.1. Đơn vị phải mở tài khoản chi tiết niên độ ngân sách theo quy định tại Thông tư này. Cuối ngày 31/12 (năm N) sau khi khóa sổ kế toán, đơn vị không kết chuyển số dư cuối kỳ của tài khoản này sang năm tiếp theo (năm N+1) như đối với tài khoản trong bảng, mà thực hiện như sau:

a) Sang đầu năm tiếp theo (năm N+1), đơn vị mở sổ kế toán chi tiết để chuyển toàn bộ số liệu đã ghi sổ kế toán trên các tài khoản 0052, 0062, 0072, 0082, 0092, 0102, 0112 từ năm trước (năm N) sang các tài khoản 0051, 0061, 0071, 0081, 0091, 0101, 0111 tương ứng của năm nay (năm N+1) để tiếp tục theo dõi và xử lý số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán, làm căn cứ lập báo cáo quyết toán năm trước (năm N).

b) Sau khi đã được phê duyệt quyết toán, đơn vị phải đối chiếu thông tin, số liệu ghi sổ kế toán trên các tài khoản 0051, 0061, 0071, 0081, 0091, 0101, 0111 phù hợp và khớp đúng với thông tin, số liệu trên Thông báo phê duyệt quyết toán của cơ quan có thẩm quyền. Đối với các trường hợp được chuyển số dư sang năm tiếp theo (năm N+1) theo quy định, căn cứ thông báo phê duyệt quyết toán năm trước (nám N) hoặc hồ sơ, tài liệu có liên quan, đơn vị hạch toán bút toán chuyển số dư từ tài khoản chi tiết 0051, 0061, 0071, 0081, 0091, 0101, 0111 sang tài khoản chi tiết 0052, 0062, 0072, 0082, 0092, 0102, 0112 tương ứng theo quy định Thông tư này.

c) Đối với các tài khoản chi tiết năm sau (0093, 0113) được tiếp tục theo dõi để thanh toán với NSNN.

4.2. Việc hạch toán vào các tài khoản ngoài bảng trong nhóm này phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Đối với tài khoản 005, đơn vị phải hạch toán trên cơ sở số kinh phí đã được NSNN tạm ứng bằng Lệnh chi tiền và số kinh phí đơn vị đã hoàn trả NSNN hoặc số được NSNN chuyển thành cấp phát cho đơn vị. Bút toán hạch toán tài khoản 005 được hạch toán đồng thời với các bút toán hạch toán tài khoản trong bảng tương ứng theo quy định tại Thông tư này.

– Đối với các tài khoản 006, 007, đơn vị phải hạch toán trên cơ sở dự toán được giao và số thực hiện đã được đơn vị ghi thu, ghi chi vào NSNN tại kho bạc nhà nước theo quy định;

– Đối với các tài khoản 008, 009, 010, đơn vị phải hạch toán trên cơ sở dự toán được giao và số đã rút dự toán qua kho bạc nhà nước, được hạch toán đồng thời với các bút toán hạch toán tài khoản trong bảng tương ứng theo quy định tại Thông tư này.

– Đối với tài khoản 011, đơn vị phải hạch toán trên cơ sở số đã thực nhận của NSNN, số đã thực chi có đầy đủ hồ sơ chứng từ của khoản chi đủ điều kiện quyết toán với NSNN và được hạch toán đồng thời với các bút toán hạch toán tài khoản trong bảng tương ứng theo quy định tại Thông tư này.

– Các bút toán điều chỉnh giảm phải được hạch toán số liệu âm theo từng vế Nợ, Có phù hợp với nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo phản ánh đúng số liệu quyết toán với NSNN.

5. Đối với nhóm các tài khoản ngoài bảng liên quan đến việc theo dõi số liệu đề lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động nguồn phí được khấu trừ, để lại và nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà pháp luật có quy định phải quyết toán số đã sử dụng theo mục lục NSNN (bao gồm các tài khoản 012, 013):

5.1. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết theo năm quyết toán. Cuối ngày 31/12 (năm N) sau khi khóa sổ kế toán, đơn vị không kết chuyển số dư cuối kỳ của tài khoản này sang năm tiếp theo (năm N+1) như đối với tài khoản trong bảng mà thực hiện như sau:

a) Sang đầu năm tiếp theo (năm N+1), đơn vị mở sổ kế toán chi tiết để chuyển toàn bộ số liệu đã ghi sổ kế toán trên các tài khoản 0122, 0132 từ năm trước (năm N) sang các tài khoản 0121, 0131 tương ứng của năm nay (năm N+1) để tiếp tục theo dõi và xử lý số liệu trong thời gian quyết toán, làm căn cứ lập báo cáo quyết toán năm trước (năm N).

b) Trường hợp có quy định của pháp luật cho phép trong năm tiếp theo đơn vị được tiếp tục sử dụng kinh phí năm trước và quyết toán vào số liệu năm trước (năm N) (ví dụ quy định của pháp luật về đầu tư công về việc đơn vị được tiếp tục giải ngân kinh phí đầu tư công năm trước đến hết ngày 31/01 năm sau cho các dự án đầu tư công có khối lượng hoàn thành từ 31/12 trở về trước và quyết toán vào số liệu năm trước), thì trong năm tiếp theo (năm N+1) khi thực hiện giải ngân, đơn vị hạch toán bút toán ngoài bảng trên tài khoản năm trước (Có TK 0121, Có TK 0131).

Trường hợp đầu năm tiếp theo (năm N+1), đơn vị chưa kết chuyển số dư sang năm mới (đang theo dõi cấp phát tiếp cho năm trước theo quy định pháp luật), nhưng đồng thời lại có nhu cầu sử dụng một phần số dư kinh phí năm trước (năm N) cho nhiệm vụ chi năm nay (năm N+1) thì khi sử dụng kinh phí, đơn vị thực hiện bút toán để tạm thời chuyển số dư TK 0121, 0131 (năm trước) về TK 0122, 0132 (năm nay) theo số thực tế cần sử dụng (bút toán Nợ âm TK 0121, đồng thời Nợ TK 0122 hoặc Nợ âm TK 0131, đồng thời Nợ TK 0132). Khi có số liệu chính thức được chuyển sang năm nay (năm N+1) thì đơn vị phải điều chỉnh phù hợp đảm bảo số liệu được chuyển sang năm nay chính xác.

c) Sau khi đã được phê duyệt quyết toán, đơn vị phải đối chiếu thông tin, số liệu ghi sổ kế toán trên các tài khoản 0121, 0131 phù hợp và khớp đúng với thông tin, số liệu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt quyết toán. Đối với các trường hợp được chuyển số dư sang năm tiếp theo (Năm N+1) theo quy định, căn cứ thông báo phê duyệt quyết toán năm trước (năm N) hoặc hồ sơ, tài liệu có liên quan, đơn vị hạch toán bút toán chuyển số dư từ tài khoản chi tiết 0121, 0131 sang tài khoản chi tiết 0122, 0132 tương ứng.

5.2. Các tài khoản 012, 013 phải được hạch toán trên cơ sở số đã thực nhận, số đà thực chi có đầy đủ hồ sơ chứng từ của khoản chi đủ điều kiện quyết toán. Bút toán hạch toán trên tài khoản 012, 013 được hạch toán đồng thời với các bút toán trong bảng tương ứng theo quy định tại Thông tư này.

6. Đối với nhóm các tài khoản ngoài bảng theo dõi số liệu tài sản kết cấu hạ tầng mà đơn vị được giao quản lý, ghi sổ kế toán nhưng không trực tiếp khai thác, sử dụng tài sản; tài sản kết cấu hạ tầng giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước và TSCĐ đặc thù mà đơn vị được giao quản lý và ghi sổ kế toán (Tài khoản 021, 022, 023, 024, 025, 029, 031), đơn vị phải mở sổ chi tiết phân loại tài sản theo từng nhóm tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản đặc thù theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng tài sản công. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết theo năm tài chính, cuối ngày 31/12 sau khi khóa sổ kế toán, số dư tài khoản này được chuyển sang năm tiếp theo để theo dõi sử dụng theo quy định.

Tài khoản ngoài bảng có 20 tài khoản

– Tài khoản 001- Tài sản đi thuê, mượn;

– Tài khoản 002- Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công;

– Tài khoản 003- Công cụ, dụng cụ đang sử dụng;

– Tài khoản 004- Ngoại tệ các loại;

– Tài khoản 005- Lệnh chi tiền tạm ứng;

– Tài khoản 006- Dự toán vay nợ nước ngoài;

– Tài khoản 007- Dự toán viện trợ không hoàn lại;

– Tài khoản 008- Dự toán chi hoạt động;

– Tài khoản 009- Dự toán chi đầu tư;

– Tài khoản 010- Dự toán chi dự trữ quốc gia;

– Tài khoản 011- Kinh phí ngân sách cấp bằng tiền;

– Tài khoản 012- Phí được khấu trừ, để lại;

– Tài khoản 013- Kinh phí hoạt động nghiệp vụ;

– Tài khoản 021- Tài sản kết cấu hạ tầng giao thông;

– Tài khoản 022- Tài sản kết cấu hạ tầng thủy lợi;

– Tài khoản 023- Tài sản kết cấu hạ tầng cấp nước sạch;

– Tài khoản 024- Tài sản kết cấu hạ tầng chợ;

– Tài khoản 025- Tài sản kết cấu hạ tầng cụm công nghiệp;

– Tài khoản 029- Tài sản kết cấu hạ tầng khác;

– Tài khoản 031- Tài sản cố định đặc thù.