TÀI KHOẢN 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG
1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ của đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; Bao gồm các chi phí liên quan đến chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm dịch vụ, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (nếu có), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, biếu tặng sản phẩm,… Ví dụ như chi phí liên quan đến quảng cáo, giới thiệu các hình thức đào tạo của các cơ sở đào tạo; quảng cáo, giới thiệu các hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện công; chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển báo, tạp chí,…
1.2. Trường hợp đơn vị mua hàng hóa hoặc sử dụng sản phẩm do mình tự sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
a) Khi xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa thì đơn vị hạch toán vào chi phí bán hàng.
b) Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm,…) thì đơn vị phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán) mà không phản ánh vào chi phí bán hàng.
c) Trường hợp đơn vị có hoạt động thương mại nhận được hàng hóa khuyến mại từ nhà sản xuất, nhà phân phối (không phải trả tiền) để giúp quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối (ví dụ như nhà thuốc của bệnh viện có hoạt động kinh doanh thuốc, được nhà phân phối khuyến mại thêm khẩu trang có logo của nhà phân phối để tặng người mua):
– Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối thì đơn vị phải theo dõi chi tiết số lượng hàng nhận giữ hộ trên Tài khoản 002 “Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công” và thuyết minh trên báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.
– Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, đơn vị được ghi nhận là thu nhập khác đối với giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại.
1.3. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Bên Nợ: Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong năm.
Bên Có:
– Các khoản giảm chi phí bán hàng trong năm (nếu có);
– Kết chuyển vào tài khoản 911 “Xác định kết quả”.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
3.1. Chi phí trực tiếp nhằm phục vụ cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tính là chi phí bán hàng trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 112, 152, 331, 334,…
3.2. Khi xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có các TK 155, 156.
3.3. Trường hợp đơn vị có hoạt động thương mại nhận được hàng hóa khuyến mại từ nhà sản xuất, nhà phân phối (không phải trả tiền) để giúp quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối; khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, đơn vị ghi nhận thu nhập khác đối với giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156- Hàng hóa
Có TK 711- Thu nhập khác.
3.4. Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài đơn vị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 155, 156.
3.5. Khi phát sinh các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong năm, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 641- Chi phí bán hàng.
3.6. Cuối kỳ kế toán, trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính, kết chuyển chi phí để xác định kết quả, ghi:
Nợ TK 911- Xác định kết quả
Có TK 641- Chi phí bán hàng.
