QUY TRÌNH RÚT DỰ TOÁN VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG ĐÃ CẤP DỰ TOÁN

1. Nguồn giao tự chủ

• Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 1111/ Có TK 1351 ĐT: Có TK 008221

• Chi tiền mặt tạm ứng

Nợ TK 612/ Có TK 1111

• Thanh toán tạm ứng

Có TK 008221 ( Ghi âm)

Có TK 008222 ( Ghi dương

Thao tác trên phần mềm

A. Lập chứng từ rút dự toán

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt.
2. Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.
3. Khai báo thông tin về chứng từ rút dự toán:

• Nhập thông tin chung:

Tài khoản chi/Đơn vị nhận/ Diễn giải

• Nhập chi tiết cho từng dòng hạch toán: Nội dung thanh toán, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

5. Nhấn Cất.
6. Nhấn Có khi hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?”.

7. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. Nợ TK 1111/ Có TK 1351 ĐT: Có TK 008221/ Nhấn Cất.

B. Chi từ dự toán tạm ứng:

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.
2. Khai báo thông tin trên phiếu chi:

• Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải, TK nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.

3. Nhấn Cất.

C. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.

2. Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng.

3. Nhập nội dung Diễn giải.

4. Tại tab Bảng kê: tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê.

5. Nhấn Cất.

6. In Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước

D. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được chấp nhận thanh toán:

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

2. Kích đúp chuột hoặc nhấn Xem/Sửa tại bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

3. Chọn tab Thanh toán.

Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. 

Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

4. Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời.

2. Nguồn không giao tự chủ

• Rút dự toán nhập quỹ

Nợ TK 1111/ Có 1351

ĐT: Có TK 008211

• Chi tiền mặt tạm ứng

Nợ TK 611/ Có TK 1111

ĐT: Nợ TK 1351/ Có 511

• Thanh toán tạm ứng

Có TK 008211 (Ghi âm)

Có TK 008212 ( Ghi dương)

Thao tác trên phần mềm

A. Lập chứng từ rút dự toán

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt.

2. Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.

3. Khai báo thông tin về chứng từ rút dự toán:

• Nhập thông tin chung:

Tài khoản chi/Đơn vị nhận/ Diễn giải

• Nhập chi tiết cho từng dòng hạch toán: Nội dung thanh toán, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất.

5. Nhấn Có khi hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?”.

6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. Nợ TK 1111/ Có TK 1351 ĐT: Có TK 008211/ Nhấn Cất.

B. Chi từ dự toán tạm ứng:

Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.

Khai báo thông tin trên phiếu chi:

Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.

Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải, TK nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Tạm ứng đã cấp dự toán/ Ấn cập nhật hạch toán đồng thời.
NỢ 611/CÓ 1111 đồng thời Nợ 1351/Có 511

Nhấn Cất.

C. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.

Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng.

Nhập nội dung Diễn giải.

Tại tab Bảng kê: tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê. 

Nhấn Cất.

In Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước

D. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được chấp nhận thanh toán:

Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

Kích đúp chuột hoặc nhấn Xem/Sửa tại bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

Chọn tab Thanh toán.

Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời.