TÀI KHOẢN 612 CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG GIAO TỰ CHỦ

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. Tài khoản này chỉ áp dụng đối với cơ quan nhà nước và các đơn vị khác không có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; dùng để phản ánh chi phí trong kỳ của các hoạt động mà đơn vị được giao tự chủ tài chính, được khoán chi, bao gồm cả các khoản phân phối từ kinh phí tiết kiệm được cuối kỳ để chi bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi và trích lập các quỹ có tính chất phải trả (Quỹ dự phòng ổn định thu nhập,…).

Các đơn vị sự nghiệp công lập; đơn vị khác có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ phải sử dụng các tài khoản chi phí phù hợp (tài khoản 154, 641, 642,…) mà không hạch toán chi phí vào tài khoản này.

1.2. Các khoản phân phối tiết kiệm chi từ kinh phí được giao tự chủ, được khoán chi theo cơ chế tài chính (của cơ quan nhà nước và đơn vị khác không có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ) có bản chất là khoản phải trả thì đơn vị phải hạch toán là chi phí hoạt động tự chủ trong năm. Theo đó cuối kỳ kế toán, trên cơ sở bảng tính toán, đơn vị xác định chính xác số tiết kiệm chi trong năm và thực hiện phân phối theo quy định của cơ chế tài chính (đơn vị lập Bảng xác định chênh lệch thu, chi từ kinh phí được giao tự chủ, sổ S90-H) và thực hiện như sau:

a) Đối với khoản chi bổ sung thu nhập, chi khen thưởng, chi phúc lợi (trong trường hợp đơn vị không được trích lập quỹ): Hạch toán chi phí tương ứng với số phải trả cho các đối tượng có liên quan (bút toán Nợ TK 612/Có các TK 334, 338).

b) Đối với khoản phân phối vào các quỹ có tính chất phải trả theo cơ chế tài chính (như Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ có tính chất phải trả khác): Hạch toán chi phí tương ứng với số được trích lập quỹ theo quy định (bút toán Nợ TK 612/Có TK 353).

1.3. Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi phí của hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong kỳ theo yêu cầu quản lý.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Bên Nợ: Chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong năm.

Bên Có:

– Các khoản giảm chi phí hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong năm (nếu có);

– Kết chuyển vào TK 911 “Xác định kết quả”.

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ, có 4 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6121- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho người lao động: Phản ánh các khoản chi phí trong kỳ để chi trả tiền lương, phụ cấp lương, tiền công, chi bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi, trích lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập và chi khác cho người lao động thường xuyên trong đơn vị nhằm thực hiện các hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi của đơn vị;

– Tài khoản 6122- Chi phí vật tư và dịch vụ đã sử dụng: Phản ánh các khoản chi phí trong kỳ về nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ và các dịch vụ mà đơn vị đã sử dụng (như điện, nước, điện thoại, thuê ngoài, dịch vụ vệ sinh,…) để thực hiện các hoạt động mà đơn vị được giao tự chủ, được khoán chi về tài chính;

– Tài khoản 6123- Chi phí hao mòn tài sản cố định: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ trong kỳ phân bổ cho các hoạt động mà đơn vị được giao tự chủ về tài chính, được khoán chi;

– Tài khoản 6128- Chi phí khác của hoạt động giao tự chủ: Phản ánh các khoản chi khác trong kỳ ngoài các khoản chi phí nêu trên phục vụ các hoạt động mà đơn vị được giao tự chủ về tài chính, được khoán chi.

3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

3.1. Khi xác định chi phí phải trả cho hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong kỳ, căn cứ hồ sơ chứng từ đầy đủ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có các TK 331, 332, 334,…

3.2. Trường hợp rút dự toán NSNN giao tự chủ để thực hiện thanh toán ngay trong kỳ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351).

Đồng thời, ghi:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.

3.3. Trường hợp chi phí thanh toán ngay bằng tiền cho hoạt động được giao tự chủ tài chính, hoạt động được khoán chi trong kỳ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có các TK 111, 112.

Đồng thời ghi:

Có các TK 011, 012, 013 (nếu sử dụng nguồn NSNN; nguồn phí được khấu trừ, để lại; nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN).

3.4. Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong kỳ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có các TK 152, 153.

3.5. Trường hợp ứng trước tiền cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ:

– Khi ứng trước, ghi:

Nợ TK 331- Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112, 135,…

Đồng thời, ghi:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán).

– Khi nghiệm thu thanh toán trong kỳ, nếu xác định là chi phí của hoạt động giao tự chủ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có TK 331- Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112, 135 (nếu số ứng trước nhỏ hơn số phải trả).

Đồng thời, ghi:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán trả phần còn thiếu).

Có các TK 011, 012, 013 (nếu sử dụng nguồn NSNN bằng tiền, nguồn phí được khấu trừ, để lại; nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN).

3.6. Trường hợp được phép ghi giảm chi phí hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong năm, ghi:

Nợ TK 111, 112, 138,…

Có TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ.

3.7. Cuối kỳ kế toán, trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính:

a) Căn cứ tổng số hao mòn TSCĐ của các tài sản phân bổ cho hoạt động được giao tự chủ tài chính, được khoán chi trong kỳ, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ

Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định của đơn vị.

b) Đối với khoản tiết kiệm chi được phân phối để chi bổ sung thu nhập, chi khen thưởng, phúc lợi (không trích lập quỹ); khoản phân phối vào quỹ có tính chất phải trả như Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, đơn vị hạch toán chi phí của hoạt động được giao tự chủ, được khoán chi, ghi:

Nợ TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ (6121, 6128)

Có các TK 334, 338 (đối với khoản chi bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi mà không trích lập quỹ)

Có TK 353- Các quỹ phải trả (đối với khoản phân phối vào quỹ phải trả như Quỹ dự phòng ổn định thu nhập,…).

c) Kết chuyển chi phí để xác định kết quả trong năm, ghi:

Nợ TK 911- Xác định kết quả

Có TK 612- Chi phí hoạt động giao tự chủ.

Xem thêm Hướng dẫn hạch toán tài khoản 615 Chi phí tài chính theo thông tư 24/2024/TT-BTC