TÀI KHOẢN 431 CÁC QUỸ THUỘC ĐƠN VỊ

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh việc trích lập và sử dụng các quỹ thuộc đơn vị theo cơ chế tài chính.

Các quỹ thuộc đơn vị là các quỹ được trích lập theo cơ chế tài chính, được tiếp tục sử dụng cho các hoạt động của đơn vị trong các năm sau theo quy định, bao gồm Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập và các Quỹ khác được trích lập để sử dụng cho hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; không bao gồm quỹ dự phòng tiền lương và các quỹ có tính chất phải trả như Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ bổ sung thu nhập, Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, Quỹ từ thiện,….

1.2. Các trường hợp nhận và sử dụng quỹ đều phải hạch toán thông qua tài khoản doanh thu và chi phí, theo đó đơn vị chỉ thực hiện kết chuyển số liệu theo định kỳ (trừ bút toán đơn vị kế toán cấp trên điều hòa kinh phí tập trung từ quỹ thuộc đơn vị cho đơn vị kế toán cấp dưới trực thuộc). Vào cuối kỳ kế toán trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính, đơn vị phải đối chiếu, kiểm tra và xử lý hết các số liệu có liên quan sau đây:

a) Đối với số chênh lệch thu, chi (số tiết kiệm chi) được phân phối vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và quỹ khác thuộc đơn vị theo quy định của cơ chế tài chính mà đơn vị áp dụng: Đơn vị kết chuyển số được trích lập quỹ từ Tài khoản 421 “Thặng dư (thâm hụt) lũy kế” sang Tài khoản 431 (bút toán Nợ TK 421/Có TK 431).

b) Đối với số khấu hao TSCĐ trong kỳ phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp theo quy định của cơ chế tài chính: Đơn vị kết chuyển từ Tài khoản 421 “Thặng dư (thâm hụt) lũy kế” sang Tài khoản 431 (bút toán Nợ TK 421/Có TK 431).

c) Đối với các khoản trong năm đơn vị đã sử dụng nguồn tài chính từ quỹ thuộc đơn vị:

– Các khoản có bản chất là chi phí để phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong năm phải hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng mà không được ghi giảm trực tiếp trên Tài khoản 431. Theo đó, trường hợp phát sinh khoản thâm hụt do chi phí phát sinh trong năm không có doanh thu tương ứng được bù đắp từ nguồn quỹ thuộc đơn vị thì kết chuyển khoản thâm hụt từ Tài khoản 421 “Thặng dư (thâm hụt) lũy kế” sang Tài khoản 431 (bút toán Nợ TK 431/Có TK 421).

– Các khoản sử dụng nguồn tài chính từ quỹ thuộc đơn vị để mua sắm hình thành TSCĐ và thanh toán khối lượng đầu tư xây dựng hoàn thành; trả nợ vốn vay đầu tư, mua sắm TSCĐ trong năm: Đơn vị thực hiện kết chuyển từ Tài khoản 431 sang Tài khoản 421 “Thặng dư (thâm hụt) lũy kế” (bút toán Nợ TK 431/Có TK 421) để theo dõi sử dụng tài sản.

– Các trường hợp sử dụng nguồn quỹ thuộc đơn vị cho các nhu cầu khác còn lại, đơn vị mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi, sử dụng quỹ.

1.3. Các quỹ thuộc đơn vị phải được sử dụng đúng mục đích theo quy định hiện hành; riêng đối với quỹ khác, đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết từng quỹ. Ngoài ra, đơn vị mở sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 431- Các quỹ thuộc đơn vị

Bên Nợ: Các khoản kết chuyển giảm các quỹ thuộc đơn vị trong kỳ.

Bên Có: Các khoản ghi tăng các quỹ thuộc đơn vị (trích lập theo tỷ lệ theo quy định của cơ chế tài chính hoặc nhận từ đơn vị cấp trên, các khoản phải kết chuyển vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp,…).

Số dư bên Có: Số dư các quỹ thuộc đơn vị cuối kỳ chưa sử dụng.

Tài khoản 431- Các quỹ thuộc đơn vị, có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 4311- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập theo cơ chế tài chính.

– Tài khoản 4318- Quỹ khác thuộc đơn vị: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ khác cho các hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật, ví dụ như Quỹ khoa học công nghệ, Quỹ phát triển ngành,…

3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

3.1. Kết chuyển phân phối chênh lệch thu, chi (số tiết kiệm chi) vào các quỹ thuộc đơn vị; kết chuyển số khấu hao TSCĐ trong kỳ phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp theo cơ chế tài chính hiện hành mà đơn vị áp dụng, ghi:

Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Có TK 431- Các quỹ thuộc đơn vị.

3.2. Trường hợp sử dụng nguồn tài chính từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ khác thuộc đơn vị để mua sắm TSCĐ:

– Khi mua, ghi:

Nợ TK 211- Tài sản cố định của đơn vị

Có các TK 111, 112.

– Định kỳ, kết chuyển nguồn tương ứng với kinh phí đã sử dụng từ nguồn quỹ cho mua sắm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 431- Các quỹ thuộc đơn vị

Có TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế.

3.3. Trường hợp bù đắp khoản thâm hụt bằng nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ khác thuộc đơn vị, ghi:

Nợ TK 431- Các quỹ thuộc đơn vị

Có TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế.

3.4. Trường hợp đơn vị kế toán cấp trên điều hòa tập trung kinh phí từ quỹ thuộc đơn vị cho đơn vị kế toán cấp dưới trực thuộc:

– Tại đơn vị kế toán cấp trên, căn cứ chứng từ có liên quan về việc trích quỹ thuộc đơn vị cấp cho đơn vị kế toán cấp dưới, ghi:

Nợ TK 431- Các quỹ thuộc đơn vị

Có các TK 112, 338 (3388).

– Tại đơn vị kế toán cấp dưới, khi nhận được kinh phí do đơn vị kế toán cấp trên điều hòa từ quỹ thuộc đơn vị, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 431- Các quỹ thuộc đơn vị.

Xem thêm Hướng dẫn hạch toán tài khoản 468 Nguồn kinh phí mang sang năm sau theo thông tư 24/2024/TT-BTC